Excel_레코드 관리를 통한 데이터 입력 및 검색

안녕하세요,

 

오늘은 엑셀에서 레코드 관리라는 메뉴/도구모음을 이용해서 엑셀 테이블에 원하는 데이터를 좀 더 쉽게 입력하고 조건에 따라 검색까지 할 수 있는 방법을 공유해보고자 합니다. 데이터를 다음과 같은 데이터 입력 필드 폼을 이용해서 입력하는 방법을 알아보도록 하겠습니다.

 

일단 다음과 같은 엑셀 테이블이 있다고 가정해볼게요.

 

위 테이블에 존재하는 셀에 데이터를 하나씩 다음과 같이 입력할 수도 있지만,

 

혹여나 성명을 연락처 셀에 잘못 입력한다든지 하는 실수도 있을 수 있고 엑셀에 직접 입력하는 것이 번거로우실 수 있죠.

해서, 다음과 같은 입력 폼을 띄워서 데이터를 입력할 수 있는 방법을 알려드려볼게요.

위와 같은 대화상자는 “레코드 관리”라고 하는 도구모음이 메뉴에 붙어있어야 합니다.

아마 위와 같이 상단 메뉴바 아래의 도구모음에 해당 레코드 관리라는 메뉴가 보이지 않는 분이 많으시리라 생각되어, 이 메뉴를 추가하는 방법을 먼저 간략히 설명드릴게요. 위 레코드 관리 메뉴 버튼이 보이지 않으시는 분들은 아래 설명된대로 해주시면 됩니다.

 

1) 엑셀에서 파일 – 옵션 메뉴를 클릭합니다.

2) 다음에 나오는 Excel 옵션 창에서 우측 하단에 있는 새 그룹 버튼을 눌러줍니다.

3) 그러면 다음과 같이 새 그룹(사용자 지정)이라는 그룹이 새로 생성된 것을 볼 수 있습니다.

여기의 그룹이라는 것은 아래와 같이 엑셀의 상단 메뉴에 나와 있는 메뉴 모음의 그룹을 말합니다.

4) 새 그룹이 추가되면, 이름 바꾸기 버튼을 클릭해서 해당 그룹의 이름을 변경하실 수 있습니다.

저의 경우는 이 그룹 이름을 “레코드”라고 정해보겠습니다.

5) 그런 다음 리본 메뉴에 없는 명령 > 레코드 관리 > 추가를 순서대로 클릭해주고 마지막으로 하단의 확인을 클릭해줍니다.

6) 그럼 엑셀의 상단 메뉴 바에 아래와 같이 레코드 관리 메뉴가 추가된 것을 보실 수 있을 겁니다.

레코드 관리 메뉴 추가 완료

 

위와 같이 레코드 관리 메뉴가 추가되었다면, 이제 데이터가 입력되어 있는 엑셀 리스트에 마우스를 클릭하고 레코드 관리 버튼을 클릭해줍니다.

레코드 관리 메뉴를 통해 불러 온 데이터 입력 필드 폼

그러면 이미 엑셀의 테이블에 입력되어 있던 대로의 세로 열 필드가 하나씩 표시되고 그 부분을 입력할 수 있는 필드가 또 따로 나오는 위와 같은 창이 뜰 것입니다.

그러면 레코드 관리 메뉴 버튼을 클릭해서 필드 폼 창을 불러오고, 거기에 필요한 데이터를 입력해서 엑셀 테이블에 추가할 수 있습니다.

 

또한 레코드 관리 창에서는 어떤 특정한 조건에 해당하는 데이터를 검색하는 것 역시 쉽게 가능합니다. 예를 들어 우리의 예시에서 부서가 IT팀인 직원들만 따로 검색하고자 한다고 가정해보시죠.

그러면 다음의 레코드 관리 창에서 일단 조건 버튼을 클릭해줍니다.

특정 조건으로 레코드 검색 ❘

그러면 각각의 필드가 모두 비워진 상태인 아래의 창이 보이실 겁니다.

거기서 부서 필드를 아래와 같이 IT팀으로 입력한 다음 이전 찾기 혹은 다음 찾기를 클릭해줍니다.

특정 조건으로 레코드 검색 ❘❘

 

그러면 다음과 같이 이전 혹은 다음 찾기를 누를 때마다 부서가 IT팀인 직원들의 레코드만을 선별적으로 보여주게 됩니다.

 

위의 검색 기능은 엑셀의 특정 테이블에 대량의 데이터가 입력되어 있을 때 그 위치까지 아래처럼 반환해주므로 또한 유용하게 사용될 수 있을 것 같네요.

해당 데이터의 엑셀 리스트에서의 위치를 나타내줍니다.

위의 8/10은 엑셀 리스트에 입력된 전체 10개의 데이터 중 8번째로 해당 데이터가 입력되어 있음을 알려주고 있습니다.

 

오늘 알려드린 엑셀 레코드 관리 기능 또한 여러분께 도움이 되었기를 바라며, 다음 번에 또 다른 유용한 팁을 가지고 돌아오겠습니다.

 

감사합니다.